以下是在进行视频会议前期，会议中以及会议结束后需要考虑的一些事项。

会议开始前的几天

提早预约会议室。这是至关重要的，企业内部会议众多，通常会议室都有需求，无法在短时间内找到空闲会议室。

向会议参与者通知有关安排的事宜，包括拨号指示(点对点呼叫的号码是什么)。是否需要把会议终端挂到公网上。

考虑会议周边产品的使用，例如：第二路麦克风，计算机共享屏幕演示PPT文档，摄像机预设位设定等等。 如果在会议之前或期间需要技术支持，请提前咨询公司负责会议的IT技术人员或专业视频会议解决方案提供商。

会议前几分钟

检查摄像机预设机位并测试。

检查麦克风拾音范围是否适合您的会议人数。

提前几分钟建立连接，检查会议网络质量和音频质量。

在会议期间

会议开始时可以先介绍下双方参会者。

在多点会议中观看长时间的演示文稿时，可先使麦克风静音以免无关的声音打扰到演讲者。

控制摄像机来展示我方可能超出取景框的与会者，或者使用思科SX80或者Spark Room系列的语音跟踪技术。

会议结束后

向公司负责会议的IT技术人员或专业视频会议解决方案提供商报告在会议过程中发现的问题或困难。

向远端会议的同事或其会议技术负责人报告他们由于网络问题或其他导致的问题或困难。音频或视频质量较差的情况可能在本地画面并不明显，但不代表他不存在，只有通过另一方提出才可能察觉到会议质量较差或者有延迟。