视频会议系统计划是一种让身处异地的人们经过某种传输介质完成“实时、可视、交互”的多媒体通讯技术。它能够经过现有的各种电气通讯传输媒体，将人物的静态和动态图画、语音、文字、图片等多种信息分送到各个用户的终端设备上，使得在地理上分散的用户能够共聚一处，经过图形、声响等多种方法沟通信息，添加两边对内容的理解能力，使人们犹如身临其境参加在同一会场中的会议一样。

1、节约会议的经费、时刻
据相关资料，各个企业或安排的工作人员每年参加会议的时刻约占全部工作时刻的30%以上；每年用于公务出差的费用高达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时刻需花费在路途中。
2、进步开会的功率
因为举行视频会议的费用大致与开会的时刻成正比，可促进与会者节省时刻，进步功率。因为参加会议的人员就在本地，和会议有关的资料、文件、什物都在身边，能够充分方便地沟通。
3、适应某些特殊情况
关于某些交通状况欠好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来大的方便。
在一些紧急场合，如救灾、防汛，战地会议等，能够用视频会议系统及时了解或发布紧急情况和决议计划，收效则难以用金钱来衡量。
4、添加参会人员
视频会议可支撑多人多点参加构成会议。同时，视频会议系统具有投影、VGA端口以及数据流功用能够随时添加会议与会者乃至举行全体会议。总部决议计划可即时传达到所有职工。