视频会议软件在运行的时候需要一个较好的环境，特别是对各会场的内外装修要求比较严格，比如需准备不间断电源UPS，避免在会议进行过程中突然停电而导致会议中断，因此视频会议室的装修应注意以下几个方面：

(1)视频会议室的光照度

1、视频会议室灯光设计与光线要求

A、照度：

灯光照度是视频会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，故室内应用人工冷光源，避免自然光。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡。光源对人眼视觉无不良影响。选择三基色灯(色温3000-3500K)较为适宜。照度要求规定如下：

a)为了确保正确的图像色调及摄像机的自平衡，规定照射在与会者脸部的光是均匀的，照度应不低于500lux。监视器、投影电视附近的照度为50-80lux，应避免直射光。

b)灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。

B、位置安装：

三基色灯一般安装在会议室天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。

除了上述两点，为了达到更好效果，还需注意：

a)避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况。

b)光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射。

c)使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源。

d)避免从部或窗外来的光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。

e)建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。

2.、视频会议室的布局对灯光与光线的影响

视频会议布局原则：保证摄像效果以达到再现清晰图像的目的。

布局要求：

A、为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，背景墙应进行单独设计，好采用均匀的浅颜色，通常多采用米色或灰色，不宜使用画幅，禁止使用强烈对比的混乱色彩，以方便摄像机镜头光圈设置。

B、房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配，忌用黑或鲜艳色彩的饱和色，通常采用浅蓝色、浅灰色等。每面墙都不适宜用复杂的图案或挂复杂的画幅，以免摄像机移动或变焦时图像产生模糊现象，同时增加编码开销。好将窗户密封或者安装茶色玻璃，也可以挂厚布窗帘以防止阳光直射设备。

C、摄像机镜头不应对准门口，若把门口作为背景，人员进出将使摄像镜头对摄像目标背后光源曝光。

D、会议桌：会议桌布置采用排式较好。同时，为减少面部阴影，会议桌建议采用浅色桌面或桌布。

(二)会议室的布局：

影响视频质量的一大因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。对摄像背景(被摄人物背后的墙)不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。

从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米，人与监视器的距离大约为屏幕的6倍高度。对小型会议室(约10人)只需采用42寸的液晶电视或等离子显示器即可，或者大会议室中的某一局部区采用;大型会议室应以投影机为主，可在60#至100#之间酌情选择，以100#为例，其尺寸为：宽2150毫米、高2880毫米、深200毫米，好置于会议室前面正对人的地方。

(三)视频会议室供电系统

为了保证会议室供电系统的安全可靠，以减少经电源途径带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电;第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电、并采用不中断电源系统(UPS);第三套供电系统用于空调的设备的供电。

接地是电源系统中比较重要的问题。控制室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆;设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体，接地电阻不应大于0.3欧姆。