一、视频会议开启前

1、调试

   开会议之前跟其他会场调试视频会议系统，看所有会场的视频会议系统是否正常。调试主要调试声音、图像、双流是否正常，要确保所有会场是否可以接受、发送声音、图像、双流。

   所有会场摄像头拍到的光线是否充足、位置是否到位、环境是否整洁，麦克风讲话是否清晰、连续讲话是否会断续。这些方面也是需要考虑的

2、开会前

   开会前半小时再次调试声音、图像、双流是否正常即可。麦克风若不是固定桌麦，需要多准备几个麦，以防开会时正在使用的麦有问题而无法快速的替换导致会议延时

二、视频会议开启中

1、摄像机调节位置（可提前预设好领导的位置）

   有些会议不是只有一个领导讲话而是多个领导，这时需要调节摄像机给讲话的领导一个特写，讲话领导换一个调节一次。没有领导讲话给个全景

2、麦克风备用

   以防正在使用的麦克风出现故障而没有备用麦克风导致会议延迟，也会给领导留下不好的印象

3、双流接口备用

   双流接口一般都有两种接口 HDMI和VGA接口，当其中一个有问题，可以使用另外一个，不过有些电脑只有一个接口，所以需要备用一个转换器，以防到了需要的时候才去找导致会议延迟

三、视频会议系统后台（MCU）管理会议

      1、建立会议

          建立会议必须填写的资料：显示名称（支持中英文）  持续时间（临时使用设置时间，永久选择常驻永久会议、时间再设置较长一些，以免开会开到一半自动断开）  模板（选择设置好的模板） 会议号码  

 2、全体静音

         可在模板属性——音频设置——静音除演讲者外的与会者或在与会者中一个个的把他们静音

  3、重拨会场

          若开会中途有会场不小心断开了，可在后台把他拉进入这个会议中，不需要把会议号码告诉对方，可避免其他不用参会的会场或外部人员进入会议中

4、查看各会场的丢包情况

          可随时查看各会场的丢包情况，方便观察会场视频会议的效果

四、视频会议结束

1、麦克风

   会议结束后把麦克风清点一遍，检查数量对不对。

   若麦克风是用电的需要把使用过的麦克风充满电，以防下次使用中电量不足

2、线路

   会议结束后需要把外接的线整理好，以防下次需要使用时找不到

3、灯光等

   所有东西整理好离开会议室前把会议室的灯光、电源等等关闭好